מדריך התכנון לרשויות מקומיות

בקרה מסייעת פרק שביעי: 50 מה עושים כשמזהים אתגרים או קשיים הקשורים ביעדים האסטרטגיים של הרשות? פעמים רבות השגת יעדים אסטרטגיים נשענת על שיתופי פעולה ואיגום משאבים בין יחידות שונות ברשות. מה עושים כשמזהים אתגרים או קשיים הקשורים בביצועי היחידות ברשות? יש לבחון האם האתגר בקידום יעד אסטרטגי מסוים נובע מממשק לקוי ולא יעיל או בגלל שיתוף פעולה מועט בין יחידות שונות ברשות הנדרשות לעבוד יחד למען השגתו. אם זהו המצב מומלץ – יש לבחון האם הביצועים המעטים ביחידה נובעים מיכולות הניהול של מנהל היחידה. אם כן, מומלץ - למנות בעל תפקיד ייעודי שיוביל להשגת היעד האסטרטגי ויתכלל את הפעילות ברשות הקשורה ביעד זה; o לכנס פורום ייעודי שיוביל להשגת היעד האסטרטגי. בפורום זה צריכים להשתתף מנהלים שלפעילותם יש זיקה o גבוהה להשגת היעד; לקבוע שגרת ניהול חוצת-רשות המחייבת את הפורום המוביל של היעד האסטרטגי, קרי פגישות בזמנים קבועים o ובתדירות קבועה, בהתאם לצורך; להגדיר שגרת דיווח חודשית של הפורום המוביל של היעד האסטרטגי למנכ"ל הרשות. בדיווח זה יש להציג את o סטטוס ביצוע המשימות ביעד האסטרטגי. לקבוע שגרות עבודה שוטפות של מנהל היחידה עם המנהל הישיר שלו לצורך ליווי צמוד, התייעצויות מקצועיות ומתן כלים לניהול שוטף של היחידה )תדירות הפגישות המומלצת שבועית או דו-שבועית(; לפתח את יכולות הניהול של מנהל היחידה באמצעות קורסים והשתלמויות. יש לבחון האם האתגר בקידום יעד אסטרטגי קשור במשימות שלהן חסמים בעלי מאפיינים דומים, לדוגמה: אם החסמים התקציביים נובעים ממקורות פנים-רשותיים, יש לקיים ישיבה מיוחדת בהשתתפות גזבר o הרשות לבחינת אפשרויות להעברת תקציבים נדרשים; אם החסמים התקציביים נובעים ממקורות חיצוניים, יש לקיים ישיבה מיוחדת בהשתתפות ראש הרשות o לבחינת אפשרויות להעברת תקציבים באמצעות פנייה רשמית לגורמים רלוונטיים מחוץ לרשות. יש לבחון האם הביצועים המעטים ביחידה קשורים בשגרות ניהול חסרות. אם כן, מומלץ - להטמיע שגרות של פגישות מנהלים ועובדים: ברמת אגף )מנהלי מחלקות בתדירות שבועית או דו-שבועית(, ברמת מחלקה )כלל העובדים בתדירות דו-שבועית או דו-שבועית(; להטמיע שגרות של פגישות עבודה בין מנהלים לעובדים. מטרת הפגישות האלה לדון במשימות העדכניות שבאחריות העובד )התקדמות המשימות, חסמים וכדומה(; להטמיע שגרות של פגישות אישיות בין מנהלים לעובדים. בפגישות האלה מטרת המנהל להקשיב לעובד ויסייע לו הן במישור המקצועי והן במישור האישי. בפגישות אלה אפשר להתייחס לנושאים האלה )רשימה חלקית(: מחוברות העובד לארגון; - קיום התנאים הנדרשים לעובד לביצוע עבודתו באופן איכותי; - התפתחותו האישית של העובד; - מתן משוב בונה )אם צריך(. -