מדריך התכנון לרשויות מקומיות

יישום פרק שישי: 44 מהו הפתרון האפשרי? הטמעת שגרות ניהול! אילו שגרות צריך לקיים? למה זה חשוב? שגרת ניהול של מנהל היחידה שגרת פגישות של מנהלים בכירים ברשות שגרת פגישות ברמת האגפים הטמיעו ברשות שגרות של פגישות מנהלים שבהם דנים באתגרים, בחסמים ובהתלבטויות שבהם נדרש לערב את ההנהלה הבכירה, בין היתר, מכיוון שתכנים אלה עשויים להשפיע על קבלת ההחלטות בהמשך. זאת ועוד, ישנה משמעות עצומה לכך שההנהלה הבכירה מחוברת לעשייה בשטח בצמתים קבועים. כך מתבסס האמון בין דרגי הניהול השונים ומתחזקת הדדיות לאורך שדרת הניהול ברשות. קיום שגרות אלו מנתב את כלל היחידות להפגין התקדמות בתוכנית שנקבעה. אפשר לכנות פגישות אלה בשמות שונים, לדוגמה "מטה מול מטה", "שולחנות עגולים להסרת חסמים" ועוד. מטרת הפגישה: מעקב אחר יישום תוכנית העבודה, סיעור מוחות והתייעצות עם עמיתים • מוביל: מנכ"ל הרשות • משתתפים: מנהלי אגפים, ראשי מינהלים, גזבר )על פי צורך(, מנהל מש"א )על פי צורך( • תדירות: אחת לחודש • נושאים לדיון בפגישה: נושאים שאינם נפתרים או אינם מקבלים מענה ברמת מנהל אגף, נושאי ליבה • במיקוד המנכ"ל ו/או ראש הרשות מטרת הפגישה: מעקב אחר יישום תוכנית העבודה, סיעור מוחות והתייעצות עם עמיתים • מוביל: מנהל האגף • משתתפים: מנהלי היחידות • תדירות: אחת לחודש )סמוך למועד הפגישה הרשותית( • נושאים לדיון בפגישה: נושאים שאינם נפתרים או אינם מקבלים מענה ברמת מנהל היחידה, נושאי ליבה • במיקוד ראש האגף באחריות מנהל היחידה לוודא שתוכנית העבודה שתכנן וכתב יוצאת אל הפועל ומיושמת כנדרש. מעקב אחר התקדמות התהליך - מסייע באיתור מהיר של חסמים ואתגרים מאפשר מתן מענה מתאים והתייחסות מיידית לצורך מגביר את תחושת המסוגלות היחידתית לאור קידום היעדים האסטרטגיים של הרשות - פתרונות רבים העשויים לסייע לכם להשיג את המטרה מצויים אצל אנשי השטח ובמקומות שבהם שימו לב מתקיימת חשיבה יצירתית של העמיתים. לכן המעוניינים להטמיע תרבות של תכנון ובקרה בארגון יכולים לעשות זאת באופן מיטבי באמצעות חשיבה משתפת.