מדריך התכנון לרשויות מקומיות

כתיבת תוכניות עבודה פרק רביעי: 32 בתוכנית העבודה יש משימות התלויות בביצוע שלבים מקדימים על ידי מנהלים אחרים בתוך האגף, או מחוץ לאגף, או מחוץ לרשות. שותפים - מה לעשות כשהמשימה תלויה בגורמים נוספים? למה משימות כאלה חשובות לרשות? למה ניהול משימות משותפות חשוב למנהל המתכנן? לעיתים ישנם נושאים רוחביים החוצים אגפים ויחידות ברשות. לרוב נושאים אלו חשובים במיוחד ויש להם השפעה רחבה. המנהל המתכנן יכול לדעת האם המשימה מבוצעת במסגרת לוח הזמנים המוגדר של תוכנית העבודה או שצריך לשנות את לוח הזמנים ולדייק אותו בהתאם. שימו לב, המנהל המתכנן יוצר קשר עם השותפים הנדרשים לביצוע המשימה במהלך כתיבת תוכנית העבודה. מדדי התוצאה חשובים - כדי לנהל משימות באופן מיטבי יש להביא בחשבון שני היבטים: מדדים הם ערכים כמותיים המגדירים את השינוי שאנו מבקשים להשיג תוך התייחסות לנקודת ההתחלה. באמצעות המדדים אפשר להגדיר בבירור "לאן אנו רוצים להגיע" )בעתיד( מתוך הבנה "היכן אנו נמצאים כיום" )בהווה(. לאורך התהליך חשיבה תוצאתית מציבה במרכז את השאלה: "מה אנו רוצים להגדלת המיקוד בהשגת תוצאות - להשיג?"; באמצעות המדדים אפשר לקבל הערכה להבנה היכן אנו עומדים בדרכנו להצלחה ולהערכת התקדמותנו - )אינדיקציה( למידת התקדמות ביצוע המשימות; לשם השגת הישגים מוגדרים צריך לפרוט את החזון ואת היעדים למשימות להגדרת הישגים החיוניים לניהול - ומדדים יישומיים ולמקד את השיח בנושא דרכי ביצוע המשימות והיעדים ואופני השגתם; כדי להעריך התקדמות וביצועים ולאפשר למנהלים לבצע ליצירת בסיס להערכה ולימוד לצורך שינוי והתאמה - הערכות מושכלות של תוכניות ופרויקטים ולשנות אותן או להתאימן לפי צורך; באמצעות מדדי ההצלחה אפשר לשקף את היכולות של התוכנית או הפרויקט לשיקוף תמונת מראה מדויקת - .(Accountability) להשיג את יעדיהם. שיקוף מעין זה עשוי להגביר את תחושת האחריותיות מדדי הצלחה אינם מתבססים על תחושות בטן לקיום בסיס להצבת יעדים )ובהמשך מעקב התקדמות ובקרה( - והערכות בלבד, אלא על נתונים ומספרים מדידים אשר ניתנים לכימות. הגדרת מדדי תוצאה למה מדדי תוצאה חשובים? איך ננהל משימות מסוג זה? - המנהלים האחראים על תוכנית העבודה מקיימים קשר שוטף עם השותפים לביצוע בחינת זמינות הדדית התוכנית כדי לעדכנם לגבי המשימות שיש לבצע וכדי לבחון עימם את זמינותם לביצוע המשימות, בהתאם לעומסים המשתנים של כל אגף ויחידה במהלך השנה. - בהתאם לתכנון תוכנית העבודה ועם שאר השותפים למשימה. הגדרת לוחות הזמנים