מדריך התכנון לרשויות מקומיות

כתיבת תוכניות עבודה פרק רביעי: 31 תוכנית עבודה היא אוסף של משימות. משימות הן פעולות שהיחידה מתכוונת לבצע כדי להשיג את יעדי האגף והרשות. הגדרת משימות מצופה מכל מנהל לתכנן תוכנית עבודה ולהגדיר את המשימות בתוכנית העבודה של יחידתו. מי מגדיר את המשימות? תוכנית העבודה צריכה להיות מפורטת במידה שתאפשר לה להיות כלי ניהולי המשרת את שדרת המנהלים ברשות. שימו לב, פירוט רב מדי עשוי לעורר קשיים בהתמצאות בתוכנית העבודה ובמעקב אחר פרטיה. לכן חשוב שהמשימות שיוגדרו בתוכנית העבודה יתייחסו לנושאים האלה: לכל משימה בתוכנית העבודה המנהל מגדיר צפי להתחלת ביצוע ומועד לסיום. לרוב אין צורך בהגדרת תאריך מדויק )בדרך כלל מספיק לציין חודש או אפילו רבעון(. . פרויקטים ותוכניות העולים בקנה אחד עם היעדים האסטרטגיים של הרשות; 1 . פרויקטים מרכזיים וחשובים שהמעקב אחר התקדמותם הכרחי. 2 . יעד אסטרטגי ויעד אגפי; 1 . לוח זמנים לתחילת ביצוע המשימה וסיומה; 2 . מדד כמותי ויעד כמותי באמצעותם אפשר להעריך את מידת התקדמות ביצוע המשימה; 3 . עלות המשימה, סעיף תקציבי והכנסה צפויה אם יש )רק לרשויות מתקדמות(. 4 אילו משימות יופיעו בתוכניות העבודה? על כל משימה להיות מקושרת לנושאים הבאים: איך מגדירים נכון משימות? הגדרת זמנים לביצוע הגדרת זמני התחלת ביצוע משימות וסיומן מאפשרת למנהלים לבנות גאנט פעילות שנתי ליחידה ולהבין ממנו האם עומס הפעילות המוערך מתפרש באופן שווה לכל אורך השנה. - יש אגפים ויחידות ברשות שבהן מתקיימים עומסים שאינם קשורים באיכות תכנון תוכנית שימו לב העבודה, לדוגמה עומס גבוה באגף חינוך בחודשים ספטמבר-נובמבר. ברם, תכנון איכותי תורם לניהול נכון של הפעילות בחודשי שגרה ובחודשי עומס חריג. למה זה חשוב? למה חשוב להגדיר משימות? חשוב להגדיר את המשימות כדי - לתרגם את יעדי הרשות ויעדי האגף לפרקטיקה - לעבור משיח על אודות "מה אנו רוצים להשיג" לשיח על אודות "מה אנו רוצים לעשות" להציג את המשימות ולאפשר שיח ממוקד לגבי מידת ההשפעה של פעולת היחידה על יעדי האגפים והרשות לפרט את המשימות ולחשוב מה עוד צריך לבצע בשנה הקרובה