מדריך התכנון לרשויות מקומיות

הערכת מצב והגדרת מדיניות ויעדים פרק שלישי: 26 הערכת מצב אגפית מתבססת על ערכים מוספים רצויים בתרבות ארגונית מתכננת, כפי שמפורט להלן: - שיתוף של מנהלי היחידות )לשיקול דעת מנהל האגף אפשרי גם שיתוף של העובדים( שותפות בתהליך בחשיבה על שאלות הערכת המצב ומענה עליהן. פעולה זו מאפשרת ניסוח תובנות מגובשות ומבוססות וכן מייצרת אווירת התגייסות לתהליך במידה רבה יותר. עם זאת, חשוב לזכור שלעיתים שיתוף מעגל רחב מדי של משתתפים עלול להסיט את הדיון ממטרתו העיקרית. - יצירת תמונת מצב מהימנה ומשקפת של האגף. התבססות על מידע ונתונים - הערכת המצב האגפית היא הזדמנות למנהלי היחידות להציג את הצלחותיהם בשנה מינוף עוצמות וחוזקות החולפת. כך נוצרת תשתית חיובית ובונה להמשך התהליך. - קבלת אחריות על נושאים שמנהלי האגף יכולים להשפיע עליהם. עידוד מיקוד שליטה פנימי תקשור המהלך כהזדמנות לפיתוח האגף וצוות המנהלים. כיצד עושים זאת באופן מיטבי? נתוני פניות תושבים למוקד העירוני; סקרי שביעות רצון חוצי-רשות; סקרי שירות פנימי ברשות; שביעות רצון תושבים מטיפול בפניות. מהם יעדי הרשות הרלוונטיים לאגף בשנה הבאה? בסיום תהליך הגדרת היעדים האגפיים עליכם להציג את היעדים להנהלה הבכירה ברשות ולקבל חשוב לזכור - משוב עליהם ואישור. אילו יעדים יאפשרו לאגף להשיג את יעדי הרשות? כיצד נדע שהצלחנו )יש להגדיר מדדי הצלחה ליעדי האגף(? דוגמאות לגורמים ולמקורות מידע שמהם אפשר לאסוף נתונים לערכת המצב: בתהליך הערכת מצב אגפית בכל שלב שאלו את השאלות האלה: - בחינת היעדים הרשותיים האסטרטגיים הרלוונטים לאגף 1 שלב בהתייחס לנתוני פניות התושבים, כיצד נראתה השנה החולפת בהשוואה לשנה שקדמה לה? האם היו יותר פניות או פחות? באילו תחומים היו הפניות? באיזו מידה האגף עמד בזמני התקן? באיזו מידה התושבים מרוצים מהטיפול בפניות? ועוד; הצלחות יחידתיות(; 3-2 הצלחות אגפיות; ציינו 3-2 מה היו ההצלחות העיקריות באגף בשנה החולפת? )ציינו אתגרים יחידתיים(; 3-2 אתגרים אגפיים; ציינו 3-2 מה היו האתגרים העיקריים באגף בשנה החולפת? )ציינו מה צריך למנף באגף? מה צריך לשנות? מה צריך להוסיף כדי להצליח? )התייחסו לרמת האגף ולרמת היחידות(. - הערכת מצב אגפית 2 שלב - הגדרת יעדים אגפיים הנגזרים מיעדי הרשות 3 שלב