מדריך התכנון לרשויות מקומיות

הקדמה ומבוא פרק ראשון: 12 יצירת תרבות ארגונית מתכננת תהליך תכנון עשוי לשפר תחומים רבים ברשות ולטייב את פעילותה, מצד אחד, והוא כולל התמודדות מאתגרת עם שינוי, מצד אחר. התהליך כולל שינוי של אופן העבודה המוכר והידוע שאליו המנהלים והעובדים התרגלו. • התהליך דורש ממנהלים להתחייב לתוצאות וגם מייצר חשש מאי-עמידה בציפיות. • התהליך מצריך הטמעת שגרות ניהול חדשות בכל רמות הניהול של הרשות כמפתח להצלחה, לדוגמה • ישיבות צוות, פגישות אישיות ועוד. לעיתים קיים נתק בין מנהלים או יחידות ארגוניות שונות ברשות מסיבות שאינן מקצועיות, בתהליך הנוכחי • השותפים צריכים ללמוד לשתף פעולה כדי להצליח. אילו אתגרים קיימים בהובלת תרבות ארגונית מתכננת? - חשש משינוי הוא חלק בלתי נפרד מהתהליך ומתבטא לרוב באמירות מתנגדות. חשוב לזכור כלומר, החשש אינו מפורש אלא מתבסס על הסברים שבעיני הדובר הם רציונליים. אילו התנגדויות עלולות לצוף? דוגמאות להתנגדויות אפשריות: - "תוכנית העבודה מקבעת, היא לא מאפשרת גמישות במענה לדרישות היום-יומיות!" - "תחום העיסוק שלנו אינו מדיד, אין לנו אפשרות להגדיר משימות או מדדי הצלחה!" - "תוכנית העבודה אינה תלויה בי, אלא בהתגייסות של מנהלים אחרים!" - "התהליך דורש זמן רב שיכולנו להקדיש לעבודה בשטח!" כיצד על ראש הרשות וההנהלה הבכירה להתמודד עם התנגדויות אלה? - ההנהלה הבכירה היא הראשונה לבצע הערכת מצב כנה ולהציב יעדים חשוב לתת דוגמה אישית ומדדי תוצאה. יש לתקשר למנהלים ולעובדים את אבני הדרך ואת התוצרים. - צריך להבין את הסיבות חשוב להכיל את חששות המנהלים והעובדים ולא להדוף אותן או לבטלן שבבסיס החששות, הבנה זו עוזרת לקבל אותן ולתת להן מענה מתאים. - כדי שתוכנית העבודה תהיה כלי ניהולי אפקטיבי, חשוב שרמת לתכנן ולכתוב תוכנית עבודה רזה ויעילה הפירוט בה תהיה מדויקת, כלומר תוכנית שאינה עמוסה מדי ולא דלה מדי. תוכנית עבודה המכילה פרטים רבים מדי עשויה להכביד על ההתמצאות בה ולהקשות על המעקב אחר פרטיה. לעומת זאת, תוכנית דלה בפרטים לא תשקף באופן בהיר ומיטבי עשייה אגפית משמעותית. - תוכנית עבודה מאפשרת ליצור תמונת עתיד ומסמנת היכן נרצה להיות בסוף השנה. להשאיר מרווח לשינויים עם זאת, התוכנית מתבססת על הנתונים שאנו יודעים בזמן כתיבתה, ולכן יש להשאיר מרווח לשינויים שיאפשר מתן מענה למשימות בלתי צפויות במהלך השנה.